Question 1

Comment un montant est-il calculé ?

Accepted Answer

Chaque type de coût porte son mode de calcul. Au kilomètre : un taux en euros par kilomètre, au dix-millième près, multiplié par la distance mesurée. Au pourcentage : une part du montant que l’agent a réellement dépensé. Au forfait : un montant à l’unité, multiplié par une quantité. Dans les trois cas, l’agent ne saisit aucun total — il décrit sa dépense, l’application en tire le montant.

Question 2

Et si le barème change en cours d’année ?

Accepted Answer

Vous ajoutez un taux avec sa date de début — l’indexation du 1er juillet, par exemple. Le taux retenu est celui en vigueur à la date de la dépense, et non à la date de la saisie : une note déposée en septembre pour un trajet de juin applique le barème de juin. Deux taux d’un même coût ne peuvent pas couvrir un même jour, et l’application refuse le chevauchement au moment où vous l’enregistrez plutôt que de laisser deux vérités coexister.

Question 3

Faut-il ressaisir le barème fédéral à chaque révision ?

Accepted Answer

Non, si votre type de coût le suit. Nous tenons les barèmes publics à jour — le barème kilométrique fédéral est révisé chaque trimestre — et toutes les organisations qui les suivent en héritent sans que personne ne ressaisisse quoi que ce soit. Vous gardez la possibilité de définir vos propres taux, si votre règlement s’écarte du barème.

Question 4

Une note déjà validée bouge-t-elle quand le barème change ?

Accepted Answer

Non. Le taux appliqué est recopié sur la ligne au moment de l’enregistrement. Une note relue dans trois ans affiche le montant qui a été payé et le taux qui l’a produit, même si le barème a été révisé douze fois depuis. C’est ce qui permet de justifier un paiement ancien sans avoir à reconstituer l’état du barème à l’époque.

Question 5

Comment les distances sont-elles mesurées ?

Accepted Answer

L’agent saisit son adresse de départ, ses étapes éventuelles et son arrivée, avec l’autocomplétion des adresses. Le serveur mesure le trajet à l’enregistrement, à partir des seules adresses : il n’y a pas de bouton « calculer la distance » à penser à cliquer, et une distance envoyée par le navigateur est ignorée. Un type de coût peut être en voiture ou à vélo — l’itinéraire n’est pas le même, et la mesure en tient compte.

Question 6

Que voit l’agent exactement ?

Accepted Answer

Le formulaire que vous avez configuré, et rien d’autre. Vous y placez les types de coûts qui le concernent — voiture personnelle, repas, parking, petit matériel — chacun avec son mode de calcul, ses taux et ses pièces à fournir. Un agent qui n’a pas à déclarer de frais de vélo ne voit pas la ligne, et n’a donc pas à se demander si elle le concerne.

Question 7

Peut-on exiger des justificatifs ?

Accepted Answer

Oui, autant que nécessaire, et par type de coût : un fichier pour le ticket de parking, un texte libre pour le motif du déplacement. Les pièces obligatoires sont exigées à la soumission et non à l’enregistrement — on peut donc commencer une note sans avoir tout sous la main, mais pas la déposer incomplète.

Question 8

Peut-on remplir une note en plusieurs fois ?

Accepted Answer

Oui. Une note reste un brouillon tant que son auteur ne la soumet pas : il l’ouvre, ajoute la dépense du jour, referme. Le contrôle de complétude n’intervient qu’à la soumission, ce qui évite de devoir tout réunir avant de commencer.

Question 9

Est-ce utilisable depuis un téléphone ?

Accepted Answer

Oui, l’application s’adapte à l’écran. C’est souvent utile pour joindre un ticket au moment où on l’a en main, sur le parking, plutôt qu’un mois plus tard quand il a disparu.

Question 10

Qui valide une note de frais ?

Accepted Answer

Celui que votre règlement désigne : le responsable du département, l’instance délibérante, ou le responsable puis l’instance. Le circuit se choisit une fois, à la mise en place. Toutes les organisations ne passent pas par une instance — ce n’est pas un passage obligé de l’application.

Question 11

Et si c’est le responsable lui-même qui dépose ?

Accepted Answer

Personne ne valide ses propres frais. La note remonte automatiquement au département parent, et la règle est rejouée à chaque niveau. Arrivée au sommet de la hiérarchie, elle revient aux administrateurs. Le cas n’a donc pas à être traité à la main, ni contourné.

Question 12

Comment l’instance délibérante intervient-elle ?

Accepted Answer

Elle ne se connecte pas et n’a pas de compte à tenir. L’administration prépare depuis un écran dédié ce qui doit passer en séance, puis encode la décision au retour. On voit à tout moment ce qui est à présenter et ce qui a été tranché, sans tenir une liste à côté.

Question 13

Que devient une note refusée ?

Accepted Answer

Son auteur la retrouve avec le motif du refus sous les yeux. Elle redevient un brouillon dès qu’il y touche : il corrige et soumet à nouveau. Le dépôt, la décision et le motif restent horodatés dans l’historique de la note — un refus ne s’efface pas en corrigeant.

Question 14

Les valideurs sont-ils prévenus ?

Accepted Answer

Oui, par e-mail dès la soumission. Le tableau de bord d’un responsable montre par ailleurs ce qui l’attend, pour ceux qui préfèrent ne pas piloter leur travail depuis leur boîte de réception.

Question 15

Qui a accès à quoi ?

Accepted Answer

Un agent voit ses notes. Un responsable voit en plus celles des départements dont il a la charge. Un administrateur configure les formulaires, les barèmes et les comptes. Un même compte peut appartenir à plusieurs départements, ce qui est fréquent dans les petites structures.

Question 16

Peut-on gérer plusieurs entités ?

Accepted Answer

Oui — une commune et son CPAS, par exemple. Chaque organisation a ses formulaires, ses barèmes, ses comptes et son logo, et ses données vivent dans une base séparée. Qui appartient à plusieurs organisations bascule de l’une à l’autre depuis l’application, sans se reconnecter.

Question 17

Comment ajoute-t-on un agent ?

Accepted Answer

Un administrateur l’invite par e-mail ; l’agent choisit son mot de passe lui-même. En cas d’oubli, la réinitialisation se fait depuis l’écran de connexion, sans passer par vous.

Question 18

Où sont hébergées les données ?

Accepted Answer

Chez Infomaniak, en Suisse. EasyFrais est développé par Oxiz Studio, à Andenne. Les modalités d’hébergement et de sauvegarde sont fixées avec vous au moment du déploiement.

Question 19

Garde-t-on la trace de ce qui s’est passé ?

Accepted Answer

Oui. Un journal d’audit consigne les créations, les modifications et les décisions, avec le détail de ce qui a changé, champ par champ. Les administrateurs le filtrent par période, par type d’événement ou par niveau, et l’exportent en CSV — de quoi répondre au receveur ou à l’auditeur sans avoir à reconstituer l’histoire.

Question 20

Peut-on ressortir les chiffres ?

Accepted Answer

Les dépenses validées s’exportent sur la période de votre choix, pour alimenter la comptabilité, et une note se sort en PDF. L’historique des exports indique qui a sorti quoi, sur quelle période et pour quel montant.

Question 21

Combien de temps faut-il pour démarrer ?

Accepted Answer

L’essentiel du travail consiste à traduire votre règlement en formulaires : quels coûts, quels taux, quelles pièces à fournir, quel circuit de validation. Nous le faisons avec vous à partir de vos textes existants. La durée tient donc surtout à la complexité de votre règlement, pas à l’outil.

Question 22

Que se passe-t-il si notre règlement change ?

Accepted Answer

Vous ajoutez un taux, un type de coût ou une pièce à fournir, avec sa date d’effet. Les notes déjà validées ne bougent pas — elles portent le taux qui leur avait été appliqué. Le changement vaut pour les dépenses à venir, ce qui permet de le préparer à l’avance.

Question 23

Combien ça coûte ?

Accepted Answer

Le tarif dépend de la taille de l’organisation. Nous en parlons lors d’une démonstration montée sur vos propres barèmes et votre propre circuit de validation, plutôt que sur un jeu de données inventé.

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